Ano-ds74.ru

Журнал ДС-74
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Оформление вкладыша в трудовую книжку: образец

Вкладыш в трудовую книжку выписывается после того, как в основном бланке не осталось места для внесения сведений в любом разделе. Это значит, что вкладыш нужно выписать даже после того, когда полностью заполнено место, куда вписывают награды и поощрения, а в разделе для записей о работе еще остается место.

Когда вкладыш оформлен и вшит в основной документ нужно все последующие записи вести в нем.

  • в трудовую нужно нанести отметку о том, что в дополнение к ней выдан вкладыш;
  • сам вкладыш, отдельно от трудовой, не имеет юридической силы, он действителен только, как приложение к основному бланку;
  • на одного человека может быть заведено любое количество вкладышей, нормативные акты этот вопрос не регулируют;
  • вкладыш нужно вшить в бланк трудовой книжки, а не просто вложить.

Порядок выдачи и правила оформления вкладыша в трудовую книжку регулируются:

  • постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.03 г.
  • правилами ведения трудовых книжек, которые утверждены вышеуказанным Постановлением.

Поскольку вкладыш также относится к основным документам, подтверждающим стаж гражданина, то он должен оформляться строго в соответствии с требованиями законодательства.

На кого заводят бумажные трудовые книжки

С 2021 года на сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, уже не нужно заводить бумажные трудовые книжки, поэтому их нововведения не касаются. Все сведения о трудовой деятельности таких сотрудников работодатели передают в Пенсионный фонд только в электронном виде.

Бумажные трудовые остались только у работников, которые решили их сохранить и указали это в заявлении. И у тех, кто ещё не определился с выбором и не писал никакого заявления. Их трудовые книжки продолжают действовать в прежнем виде. Если трудовая такого сотрудника будет утеряна или испорчена, нужно оформить новую. Вкладыш заводят, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. До 2023 года заводить новые книжки и вкладыши нужно по действующим формам, а с 1 января 2023 года — по новым.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

  • дату заполнения документа;
  • персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

Нужно ли брать с работника заявление на выдачу вкладыша к трудовой, узнайте в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

  • данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
  • порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
  • недопустимы сокращения при внесении данных в документ.
Читать еще:  Информация Агентам и брокерам от СК Согласие

Перспективы вкладыша при электронной трудовой книжке

До 2020 года трудовая книжка, оформляемая в виде бумажного документа, была единственно возможным вариантом для отражения сведений о работе и наградах за нее. С 2020 года стало обязательным накопление данных, вносимых в трудовую книжку, в электронном виде в базе, хранящейся в ПФР (ст. 66.1 ТК РФ, Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…»).

Наличие электронной базы позволяет обходиться без занесения информации о трудовой деятельности в бумажный документ, поскольку из нее нужные сведения могут быть получены в любой момент — и не только в бумажном варианте, но и в электронном. Тем не менее, бумажная трудовая книжка продолжает быть актуальной, поскольку:

  • Она остается источником сведений о работе, имевшей место до 2020 года. В информационной базе фиксируются лишь данные, характеризующие ее по состоянию на 01.01.2020 (п. 1.7 Приложения № 2 к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). При отказе работника от ведения трудовой книжки на бумаге в нее вносится запись об этом (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ) и оформление ее прекращается. Книжку работнику придется хранить у себя.
  • Работник вправе сделать выбор в пользу ведения бумажного документа (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). В таком случае он будет продолжать оформляться (параллельно с накоплением электронных данных) либо до завершения работником трудовой деятельности (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ), либо до принятия им решения о переходе на электронный вариант (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). К трудовой книжке, продолжающейся вестись на бумаге, может потребоваться вкладыш.

Однако для лиц, впервые принимаемых на работу после 2020 года, электронная трудовая книжка оказывается единственно возможным способом формирования сведений о трудовой деятельности (п. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Это означает, что со временем бумажная трудовая книжка исчезнет совсем, а вместе с ней и необходимость в оформлении к ней вкладыша.

Читать еще:  Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)

Если у работника изменилась фамилия

Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.

Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2.3 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально ­уполномоченного им лица и ­печатью организации (или печатью кадровой службы).

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 . Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
  • «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Читать еще:  Как сделать уборку в офисе

Образец вкладыша в трудовую книжку

Картинка вкладыша

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н , а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564 .

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Как правильно нумеровать страницы вкладыша в трудовую книжку и под каким номером вносится первая запись во вкладыш? Последняя запись, которая была внесена в трудовую сотрудника шла под номером 16.

Ответ: Вкладыш к трудовой является ее продолжением, в связи с этим и нумерация листов должна продолжаться. Заново нумеровать страницы не нужно. Также будет продолжена нумерация и записей. Если последняя запись в трудовой была под 16 номером, то во вкладыше запись будет под номером 17.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector