Ano-ds74.ru

Журнал ДС-74
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Аудит кадровой документации своими силами

Аудит кадровой документации своими силами

Кадровым документам пристальное внимание уделяют не только трудовая инспекция, но и налоговая служба, работники Пенсионного фонда РФ и ФСС России. За нарушения — штрафы, с нынешнего года еще более внушительные. Поэтому всегда полезно проверить работу даже опытного кадровика.

Понять, не рискует ли ваша организация, поможет аудит — независимая объективная проверка наличия и правильного оформления всех необходимых документов, связанных с кадровым учетом.

Основные вопросы

Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка. Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.

Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка. Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.

Также нужно выяснить, что проверять:

  • правильность ведения делопроизводства;
  • расстановку кадров.

Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания. Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.

КАДРОВЫЙ АУДИТ

Кадровый аудит – это проверка документации компании относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней, в том числе в процедурных действиях, относящихся к приему на работу, увольнению и любому другому кадровому перемещению работников. Он может ограничиваться лишь экспертизой кадровых документов либо охватывать все области, так или иначе связанные с управлением персоналом.
Работодатели могут провести кадровый аудит своими силами, однако более достоверной и надежной будет внешняя проверка, результатом которой будет являться независимая оценка состояния кадровой документации и ведения кадрового учета.
Виды кадрового аудита:
Внешний кадровый аудит — понятие аудита пришло в кадровый бизнес из бухгалтерии и, по сути, является тем же самым — независимой проверкой документов, только в этом случае — кадровых. В зависимости от того, какие цели вы преследуете, наша компания предложит проведение одного из следующих видов кадрового аудита:
Полный аудит — это проверка кадровой документации в полном объеме, результатом которой являются детальные рекомендации по устранению нарушений.
Выборочная проверка кадровых документов дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска и типичные ошибки.
В услуги кадрового аудита входит также подготовка компаний к проверкам, проводимым представителями прокуратуры, инспекции труда и других контролирующих инстанций. Обратившись к нам, вы получите еще и полную уверенность в отсутствии в документации даже самых незначительных ошибок и несоответствий требованиям действующего законодательства.

Читать еще:  Когда и кто отменил крепостное право в 1861 году, причины

Федюскова М. Ю. Генеральный директор ООО Ротмакс

Считаем необходимым отметить профессионализм менеджеров рекрутингового агенства Дрим Стафф и их готовность проконсультировать по актуальным вакансиям с предоставлением обзора заработных плат и ситуации на рынке в целом.

Федюскова М. Ю. Генеральный директор ООО Ротмакс

Чистов А. А. Генеральный директор ООО Кестар

Бывает так, что нанятый сотрудник не подходит компании по различным причинам. Раньше мне приходилось считать убытки от работы с неэффективным персоналом. Благодаря гарантии в течение испытательного срока, проблемы исчезли. Не подошел сотрудник — бесплатно заменили.

Чистов А. А. Генеральный директор ООО Кестар

Вильков М. С.

В кратчайшие сроки закрыли «горящую» вакансию ортопеда. Эффективного специалиста в медицинской сфере найти очень не просто, но сотрудники компании «Дрим Стафф» справились со своей задачей на отлично. Спасибо.

Вильков М. С. Генеральный директор ООО Байкал

Фильштейн А. В.

Приятно работать с командой профессионалов, знающих свое дело. Собственная база кандидатов позволяет им закрывать вакансии практически на следующий день. В современном бизнесе услуги компании «Дрим Стафф» просто не заменимы!

Когда нужен аудит

Необязательные аудиторские проверки обычно планируют или проводят, когда в этом возникает необходимость. Их можно сделать полными — проверить всю документацию и получить рекомендации по устранению нарушений, или выборочными — для общего представления о состоянии кадрового учета, определения типичных ошибок и зон риска. Консалтинг актуален:

● при слиянии, разделении компаний;

● для оптимизации работы обособленных структурных подразделений предприятия, системы управления персоналом;

● при сокращении штата или увеличении численности работников;

● при смене руководства фирмы/руководителя кадровой службы;

● когда ожидается проверка трудовой инспекции или других контролирующих органов.

ДЛЯ ЧЕГО НЕОБХОДИМ КАДРОВЫЙ АУДИТ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Снижение возможных рисков и финансовых потерь от административных штрафов, за нарушение кадрового законодательства.

2. Услуги кадрового аудита минимизируют риски, связанные с трудовыми спорами и жалобами со стороны работников в правоохранительные и контролирующие государственные органы.

Читать еще:  Как банки проверяют заемщиков

3. Грамотное и эффективное построение кадровой политики в Вашей компании.

4. Кадровый аудит поможет руководителю определить уровень квалификации работников кадрового отдела в организации, ведь наличие ошибок в кадровом учете и штрафов – вина кадровика.

Кадровый аудит от компании «Консенсус» — это уверенность в правильном оформлении кадровой документации.

Звоните: +7(495) 649-81-05 Закажи кадровый аудит

Так же мы предлагаем и другие кадровые услуги: постановка кадрового учета, ведение кадровой документации, восстановление кадровых документов, проведение кадрового аудита и аттестации персонала.

Подготовка к кадровому аудиту

Проведение проверки документооборота компании имеет несколько нюансов и требует предварительного ответа на следующие вопросы:

Каким будет вид проводимого кадрового аудита?

Возможны два типа проверки кадровой документации компании: полный и выборочный аудит. Первый тип охватывает весь штат сотрудников. Удобен для организации с небольшой численностью работников, в которой кадрами обычно занимается непрофильный сотрудник. С помощью полной проверки осуществляется восстановление всех «белых пятен» в документообороте.

Выборочная проверка распространяется на 10-30% штата. В число проверяемых попадают работники с различными видами трудовых договоров, нестандартными условиями труда и режимом рабочего времени. Такая проверка способна выявить типичные повторяющиеся ошибки при оформлении документов. Подходит для средних и крупных компаний. Результаты аудита помогут при проверках государственных надзорных органов.

Какой будет глубина проверки?

Законодательством не установлен конкретный временной период, за который инспекция труда имеет право запрашивать документы на проверку. Здесь лишь можно учитывать сроки хранения кадровых документов. В большинстве случаев проверяются последние три года.

Кто будет проводить кадровый аудит?

Аудит можно провести как своими силами – сотрудниками кадровой службы компании, так и передать данный процесс стороннему исполнителю (провайдеру подобных услуг) – внешнему аудитору.

Читать еще:  Использование и хранение персональных данных работников

Делим его на два этапа. Сначала мы проводим экспресс аудит, где смотрим: кадровую документацию, личные дела, трудовые книжки, трудовые договора, текущую документацию по кадрам и кадровый учет в системе (1С: ЗУП)

Опыт показывает, что если нарушения выявляются на данном этапе, то компании требуется более серьезный и глубокий анализ.

В случае если нарушений нет, то проводить полный анализ документов не имеет смысла. База велась корректно.

Второй этап – более сложный и кропотливый. Он включает в себя полный анализ всех документов, которые у вас есть и касаются кадрового делопроизводства.

Почему это важно?

  1. Могут быть системные ошибки в работе кадровой службы – приводит к регулярным ошибкам
  2. Приведение базы в полный порядок позволяет снизить к нулю какие-либо риски при проверке
  3. Обязательно даем рекомендации по архивации и хранению данных
  4. Проводим инструктаж для сотрудников кадровой службы
  5. Вы видите все возможные риски при гос проверке

Далее у вас есть время на устранение всех недочетов, в течение которого мы готовы консультировать сотрудников. Это позволяет привести базу в идеальный с точки зрения Законодательства РФ вид.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector