Ano-ds74.ru

Журнал ДС-74
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Договор на командировку за счет принимающей стороны

Договор на командировку за счет принимающей стороны

После возвращения (важно: а не окончания работ у другого нанимателя) сотруднику следует сдать в бухгалтерию организации оформленный надлежащим образом авансовый отчет. К докладу прилагаются бумаги, доказывающие расходование выданных ранее средств (билеты, квитанции). Список документов размещается на обороте отчета. Для подготовки отчета установлен 3-хдневный срок.

Что следует знать, если Вам предстоит командировка за счет принимающей стороны – НДФЛ и страховые взносы с суточных не высчитываются, если соблюден их лимит. По п. 3 ст. 217 НК РФ лимит суточных составляет 700 руб. при внутренних и 2 500 руб. при заграничных поездках.

Для правильного оформления командировки за счет принимающей стороны необходимы следующие документы:

Выдача должностного поручения и командировочного свидетельства с 2016 г. не обязательна.

Иногда в кадровой практике встречаются случаи, когда, отправляя работника в служебную командировку, организация не может…

Когда возможно оформление командировка за счет принимающей стороны

Когда возможно оформление командировка за счет принимающей стороны

В командировке сотрудника компании ждут дополнительные расходы. Это:

  • Транспорт (в т.ч. если отправлен в командировку на личном авто).
  • Жилье. , имеющие традиционное название суточные.

Фирма обязана оплатить работнику эти затраты, ведь работник производит их не на себя, а работая на компанию. Но, в некоторых случаях, командировка принимающей стороне нужна более чем самой компании. И тогда она готова оплатить все расходы.

При этом во избежание возможных негативных последствий, необходимо заключить соглашение об этом. В нем должно отразиться:

  • Время начала и конца командировки.
  • Ее цель.
  • Количество командированных.
  • Условия оплаты их командировки, то есть обязательства принимающей стороны оплатить все расходы с перечислением какие именно, и в каком размере.

И только после его заключения можно оформлять командировку.

Три распространенные ошибки при оформлении командировок

Три распространенные ошибки при оформлении командировок

При отправке сотрудников в служебную командировку бухгалтер регулярно сталкивается с множеством нюансов и не всегда очевидных требований законодательства.
Рассмотрим некоторые типичные ситуации, в которых нередко допускаются ошибки либо происходят конфликты с подотчетными лицами.

Командировка по месту прописки

Организация, в которой работает сотрудник, находится в г. Минске, при этом регистрация работника – г. Молодечно.

Работник командирован в Молодечно на двое суток. Следует ли возмещать ему расходы по найму жилого помещения?

В соответствии со ст. 91 ТК служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

С учетом этого местом командировки признается другая местность по отношению к месту постоянной работы сотрудника.

Согласно ч. 1 п. 15 постановления Совмина от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее – постановление № 176) возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах РБ осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1, без представления подт­верждающих документов.

С учетом этого возмещение расходов по найму жилого помещения производится применительно к месту командировки.

Прописка (регистрация) работника не играет роли в качестве условия, учитываемого при возмещении рас­ходов в служебной командировке.

За счет принимающей стороны

Иногда организации излишне вып­лачивают работнику суточные, ис­кажая при этом затраты, учитываемые при налогообложении.

Рассмотрим ситуации, когда суточные выплачивать организации не следует.

Согласно ч. 2 п. 20 постановления № 176 в случае, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием и транспортом в пределах места командировки, нап­равляющая сторона выплату суточных не производит. Суточные в дан­ной ситуации выплачиваются только за время нахождения в пути.

Необходимо обратить внимание, что выплата суточных не производится только при соблюдении в совокупности следующих условий:

  • обеспечение 3-разовым питанием, а если завтрак включен в стоимость гостиничного номера, то только обедом и ужином;
  • обеспечение транспортом в пределах места командировки.
Читать еще:  Доверенность на управление автомобилем бланк 2022 скачать и распечатать

Не производится выплата суточных направляющей стороной, если прог­раммой (условиями) проведения меж­дународного мероприятия предусмотрено предоставление трансфера до вокзала (аэропорта), а также с вокзала (аэропорта), а место проведения мероприятий совпадает с местом проживания (гостиница) командированного работника (т.е. по условиям приглашающей стороны не предусматривается передвижение в пределах места командировки), а также работник обеспечен 3-разовым питанием.

В данном случае при рассмотрении вопроса о выплате суточных за время нахождения в пути день, который приходится на день прибытия в место командирования, рассматривается при­менительно к дням, в которых принимающая сторона обеспечивает расходы командированного работника.

Оплата личной картой

Нередко по незнанию командированные работники рассчитываются при приобретении авиабилетов, за гостиницу и т.п. за себя и своего коллегу (командированного работника) личной бан­ковской карточкой. Это тоже может стать причиной серьезных проблем.

Например, руководитель отдела мар­кетинга приобрел 2 авиабилета и расплатился за них своей личной банковской карточкой.

По общему правилу аванс на командировочные расходы выдается каждому командированному работнику.

Допускается ситуация, когда с письменного согласия всех командированных работников расчет будет осущест­вляться одним из командированных работников за всех работников, нап­равленных в данную служебную командировку, со счета клиента, доступ к которому обеспечивается корпоративной дебетовой карточкой.

Им могут быть проведены оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения (п.п. 72 и 73, ч. 1 п. 78 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 19.03.2019 № 117) (далее – Инструкция № 117).

В случае выдачи аванса одному работнику для осуществления оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения за всех работников бригады понесенные расходы включаются в отчет об израсходованных суммах работником, осущест­влявшим их оплату с использованием корпоративной дебетовой карточки.

Отчет об израсходованных суммах представляется в порядке и сроки, предусмотренные в п.п. 90, 92 и 93 Инструкции № 117, с указанием всех сумм расходов по каждому работнику, направленному в данную служебную командировку (ч. 2 п. 78 Ин­струкции № 117).

В данной ситуации, несмотря на наличие авиабилета на каждого работника, отсутствует документ, подтверждающий оплату по каждому работнику. Такими документами являются:

– счет организации (при оплате корпоративной картой);

– либо предъявленная работником выписка с его личного счета (если авиабилет оплачен с этого счета посредством интернет-банкинга) или кассовый чек при оплате наличными. Отсутствие документов по оплате у второго работника не позволяет ему возместить расходы по авиабилетам. Руководителю отдела маркетинга также возмещается один авиабилет, поскольку расчет производился не корпоративной карточкой организации, а личной.

На будущее, при направлении работников в командировку бухгалтерия командируемым работникам долж­на разъяснить ситуацию, каким образом необходимо производить расчеты в командировке и какие документы необходимо предоставлять в бухгалтерию, чтобы избежать подобных казусных ситуаций.

3. Принести необходимый пакет документов

Документы необходимо принести в ауд. ГУК-208, ул. Мира, 19 либо выслать сканы документов на почту k.s.butnarchuk@urfu.ru или o.g.belkova@urfu.ru.

Необходимый пакет документов

  • Заполненное служебное поручение;
  • приглашение с заверенным переводом (либо иной документ, подтверждающий необходимость командировки);

Людям, имеющим форму допуска, необходимо заранее подойти в I отдел и отметиться в журнале.

Общий срок согласования и подписания приказа на командировку составляет около 10 рабочих дней, поэтому во избежание неприятных моментов, связанных с получением аванса, подавайте документы своевременно.

Командировка за счет принимающей стороны как оформить?

Поездка в другой город или страну для решения деловых или производственных вопросов является командировкой. В нее направляют как своих постоянных сотрудников, так и работающих по совместительству, в том числе иностранных граждан и работающих на дому.

Стоит учитывать, что есть категория работников, которых можно направлять в деловую поездку, только с их разрешения:

  • Матерей, имеющих детей до трех лет;
  • Родителей-одиночек детей до пяти лет (матери или отца);
  • Родителей, воспитывающих детей-инвалидов;
  • Сотрудников, ухаживающими за больным или нетрудоспособным членом семьи. В данном случае, необходимо медицинское подтверждение.
Читать еще:  Как заполнять европротокол при ДТП по правилам?

Согласно Трудовому Кодексу, при отправке таких сотрудников в поездку, необходимо подписать с ними уведомление, в котором они или отказываются, или соглашаются на предложение. При этом оно должно включать пункт, в котором будет указываться их законное право на отказ от деловой поездки. А также, трудовым законодательством РФ, предусмотрена категория граждан, которых запрещено направлять в поездки.

К ним относятся:

  • Беременные сотрудницы;
  • Ученики, работающие на основании ученического контракта, при условии, если поездка не является частью обучающего процесса;
  • Сотрудники, младше 18 лет. Исключение – спортсмены, творческие люди. Полный перечень можно найти в соответствующем Положении;
  • Работников, которые оформлены по гражданско-правовому договору.

Финансово она может осуществляться за счет принимающей или отправляющей организации. Командировка за счет принимающей стороны, оформление которой основана на двух документах: договор о сотрудничестве между двумя организациями и приказе по предприятию, которое оформляет отправляющая организация.

Финансовые обязательства по приему сотрудника при направлении, должны быть обязательно прописаны в договоре о сотрудничестве между компаниями или оформлены дополнительным соглашением к нему. В нем должны быть прописаны все издержки, связанные с поездкой. А именно: транспортные расходы в оба направления; расходы на проживание, в том числе и питание.

Договор на командировку за счет принимающей стороны

Договор за счет принимающей стороны, может быть:

  • Единоразовым;
  • На длительный срок – от года и более.

А также условия по приему, могут быть изначально включены в основной договор сотрудничества между компаниями. В таком договоре, принимающая организация будет Заказчиком, а отправляющая – Исполнителем.

В контракте прописывают:

  • Реквизиты обеих компаний;
  • Категории работников, которых будут принимать;
  • Из функциональные обязанности;
  • Расходы, которые Заказчик будет оплачивать;
  • Условия проживания работников. Компания Исполнитель, может требовать определенный уровень пребывания для своих сотрудников, для гарантии надлежащего их приема;
  • Ответственность сторон за несоблюдение условий контракта – по приему сотрудников, по срокам прибытия и т. п.;
  • Расходы на командировку за счет принимающей стороны.

К издержкам, которые заказчик должен покрыть, относят такие виды затрат:

Транспортные – оплата пути в оба направления, дорогу до вокзала и гостиницы, передвижение по городу. Все билеты должны быть сохранены для отчетности и выплаты компенсации, службу такси при вызове, нужно предупредить, что будут нужны документы для отчетности. Прописывают, каким видом транспорта можно пользоваться для прибытия на место. Например, только поезд, авто и самолеты запрещены.

На проживание – указывают место проживания – класс гостиницы и номера. Может быть прописано проживание в конкретной гостинице, с которой у компании договор сотрудничества на особых условиях.

Питание в командировке за счет принимающей стороны может быть полным или частичным, например, только завтраки в гостинице. На этот пункт, обязательно, нужно обратить внимание Исполнителю, так как, если Заказчик полностью оплачивает питание, то размер суточных, можно установить меньше, так как это снижает личные расходы командировочного.

Для разных должностей, условия проживания и переезда, могут быть разные. Сотрудник, должен быть письменно ознакомлен с условиями поездки и приема и что за все перелимиты бюджета он платит со своего личного кармана. Если возникают форс-мажорные обстоятельства, решения по ним должны приниматься с согласия руководителя. Например, нет билетов на поезд, но есть возможность прилететь самолетом. Подобные ситуации, должны обсуждаться с организацией, которая будет оплачивать расходы. Несогласованные действия, могут привести к тому, что некоторые затраты на поездку, придётся оплачивать Исполнителю или самому сотруднику.

Приказ о командировке за счет принимающей стороны

Командировка за счет принимающей стороны оформляется на основании приказа по предприятию. Установленной формы приказа нет, его оформляют по установленной в организации форме ведения распорядительной документации.

Читать еще:  Кредит после смерти. Что делать, если получили долг по наследству

В приказе указывают:

  • Название организации, в которой работает сотрудник;
  • ФИО сотрудника, его должность;
  • Направление поездки;
  • Можно указать основную цель визита;
  • Дату начала и конца поездки;
  • Подписывает приказ руководитель сотрудника.

Командировка за счет принимающей стороны нужно ли платить суточные?

Оплата расходов по приему заказчиком не освобождает компанию-исполнителя от выплаты суточных своему сотруднику. Размер устанавливается в компании на свое усмотрение. Законодательством РФ, предусмотрены их максимальные размеры.

Суточные при командировке за счет принимающей стороны — расчет

Размер суточных по предприятию, устанавливается самостоятельно и закрепляется нормативным локальным актом.

Для расчета суточных командировочному необходимо знать:

  • Установленный размер выплаты за один день по предприятию;
  • Количество дней в командировке, в том числе, учитывают дни дороги и простоя.

Дни командировки определяют по проездным документам. Если сотрудник отправляется в поездку на автомобиле, он должен оформить служебную записку, в которой будет указан день выезда.

Счет-фактура на командировку

С точки зрения действующих законодательных норм, компенсация, которая выдается сотруднику за понесенные в командировке расходы, является полноценным объектом налогообложения. Это означает, что данный вид денежной выплаты облагается НДС.

Как известно, для предоставления сотруднику положенной ему компенсации, в обязанности подчиненного будет входить сдача своему работодателю всех необходимых подтверждающих документов. К основным из них можно отнести различные чеки, квитанции и иные бумаги, способные подтвердить факт оплаты представленных услуг. В некоторых случаях, услуги фиксируются и в таком документе, как счет-фактура. Она представляет собой особую бумагу, которая включает в себя следующие основные сведения: назначение оказанных услуг, дата их предоставления, а также точная стоимость.

В дальнейшем, именно счет-фактура будет являться главным документом для осуществления работодателем всех необходимых налоговых операций и отчислений.

Расчет суточных

Для расчета суточных необходимо выполнить следующее:

– определить количество дней, проведенных в командировке;

– применить установленные законодательством или ЛНПА нормы оплаты суточных.

По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет. К авансовому отчету командируемый должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы. Список сдаваемых документов работник должен перечислить на оборотной стороне авансового отчета |*|.

Перечень подтверждающих документов, прилагаемых к отчету об израсходованных суммах иностранной валюты, определен п. 28 Инструкции № 185 [5].

Пример

Определение суточных за время командировки

Организация отправляет работника в командировку в Бельгию в г. Брюссель на 5 дней для участия в переговорах с деловыми партнерами. Принимающая сторона в приглашении указала, что она оплачивает перелет в обе стороны, проживание и 3-разовое питание за все дни командировки.

В данном случае работнику необходимо возместить суточные за 5 суток командировки – 75 евро (5 сут. × (50 евро × 30 %)).

Бухгалтер анализирует авансовый отчет в срок, определенный правилами документооборота организации, после чего отчет утверждает руководитель организации.

[2] постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 25.07.2014 № 70 «Об утверждении Инструкции о порядке, условиях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие)» (далее – постановление № 70)

[3] Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35)

[4] Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115)

[5] Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185)

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector