Инструкция: составляем служебную записку

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

○ Правила составления служебной записки.

Закон не предусматривает специальной формы составления данного документа. Тем не менее, есть некоторые правила, которые нужно учитывать при его оформлении.

✔ Содержание.

Вы можете писать документ в произвольной форме, но необходимо указать все существенные данные, которые делают записку действительной. К таковым относится:

• Указание получателя документа (ФИО, должность полностью).
• Наименование документа и его номер.
• Суть проблемы, которую необходимо разрешить.
• Предложения по решению вопроса или список действий, которых составитель ожидает от получателя.
• ФИО составителя, дата и подпись.

✔ Требования к оформлению.

Записка составляется на стандартной бумаге формата А4 или А5. Если изложение проблемы занимает больше одной страницы, остальные в обязательном порядке нумеруются.

Допускается как бумажный вариант записки, так и электронный.

Обязательные требования к оформлению:

• Наличие подписи – записка не может быть анонимной.
• Отсутствие ненормативной лексики и соответствие нормам русского языка.
• Читабельность, если записка написана от руки, обязателен разборчивый почерк, если напечатана – использование стандартного шрифта.

Также перед написанием необходимо проверить, не было ли ответов на подобные запросы ранее.

✔ Образец служебной записки.

Так как установленной формы документа не существует, можно написать записку произвольно. Но при этом следует учитывать требования, которые должны быть отражены в документе.

В качестве примера может быть использован образец, приведенный здесь.

✔ Особенности электронной служебной записки.

Если на предприятии имеется возможность электронного документооборота, можно использовать электронный вариант служебной записки. Существенных отличий от бумажного эквивалента не имеется, поэтому в данном случае также можно использовать приведенный вариант.

Используются шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Необходимо сделать также отступ для абзаца – 1,25 см.

Единственная особенность электронного варианта – отсутствие необходимости указывать получателя. Вместо указания его в тексте вводится адрес электронной почты.

При отправке следует также запросить уведомление о прочтении, которое позволит узнать, что ваше сообщение прочитано.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст — что необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Образец служебной записки

У нас вы можете скачать готовый образец служебной записки о ненадлежащем выполнении сотрудником служебных обязанностей:

Или воспользуйтесь примером служебной записки:

Директору ООО «Гвоздика»

Слободину Владимиру Александровичу

Г. Хабаровск 20 марта 2021 года

В кондитерском цехе с 02 марта 2021 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

Как оформить служебную записку

О правилах оформления служебной записки информацию мы разместили отдельно. Раскрыли требования ГОСТа о шрифтах, двусторонней печати, размерах полей и т.п. Если в Вашей организации руководитель не счел важными иные требования. И не оформил свои пожелания в виде локального нормативного акта. Тогда необходимо применять именно локальный акт и требования руководителя.

Служебная записка обычно никогда не оформляется на бланке организации. Справочные данные работодателя используют на письмах, которые предназначены третьим лицам. Поэтому записка начинается с адресата — кому. Это может быть руководитель организации (директор), начальник отдела (кадрового, бухгалтерии, где трудится работник) и т.п. Адресата составитель служебной записки указывает в крайнем правом углу листа. А в левом углу тот, кому адресована записка, поставит свою резолюцию. Составитель документы оставляет этот угол свободным от записей.

Структура документа

В служебной записке приводятся:

• наименование организации;
• Ф.И.О. и должности составителя и адресата записки, структурных подразделений, в которых они работают;
• номер документа, дата его составления;
• наименование документа («Служебная записка о. »);
• основной текстовый блок, в котором фиксируется передаваемая от составителя к адресату информация;
• блок с подписью составителя, а также лиц, со стороны которых необходимо подтверждение получения записки (как правило, ими являются сотрудники, которым документ адресован).

В основном текстовом блоке записки фиксируются:

• события и факты, ставшие поводом для ее составления;
• отношение составителя к соответствующим событиям и фактам, некоторый анализ ситуации с его стороны;
• рекомендации адресату записки или просьба к нему, касающаяся оценки событий и фактов, о которых говорится в документе, или мер реагирования на них.

Формы заявок:

Заявки бывают как внутренние так и внешние. С внутренними заявками мы разобрались, они используются для внутреннего пользования компании.

К внешним заявкам относятся заявки на получение чего либо. К примеру, на получение патента мне необходимо подать заявку, где изложить суть.

Чтобы привлечь иностранных рабочих необходимо написать заявку о потребности в привлечении иностранных работников. Заявка на выдачу, заявка на продажу, заявка на кредит и многие другие внешние заявки, которые необходимо писать или заполнять используя официальный бланк компании по сути напоминают внутренние заявки, образцы которых приведенные ниже за исключением того, что данные будут совершенно другими.