Ano-ds74.ru

Журнал ДС-74
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Где должны храниться трудовые книжки работников

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» с 2020 начат переход на электронные трудовые книжки. По желанию работника, работодатель может вести только электронный вариант трудовой книжки. В данном случае бумажный документ выдается на руки работнику с соответствующей записью. А работодатель больше не несет ответственности за бумажный документ.

Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше.

Подробнее о переходе на электронный формат ведения трудовых книжек, читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

В матриале далее рассмотрим порядок хранения бумажных трудовых книжек, в случае если сотрудник выбрал и бумажный и электронный документ.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили ответы на множество вопросов, связанных с ведением, оформлением и хранением трудовых книжек сотрудников. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов

и выписки из них, копии личных документов, характеристики,

листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

а) руководителя организации; членов руководящих,

исполнительных, контрольных органов организации;

работников, имеющих государственные и иные звания,

премии, награды, ученые степени и звания

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,

не вошедшие в состав личных дел

Личные карточки работников (в том числе

Характеристики работников, не имеющих личных дел

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров,

заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц,

не принятых на работу

Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

Документы (справки, докладные и объяснительные записки,

копии приказов, выписки из приказов, заявления,

командировочные заявления, командировочные удостоверения

и др.), не вошедшие в состав личных дел

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

** Невостребованные — не менее 50 лет.

архивное делопроизводство, архивация документов, архивное хранение документов, переплет документов, утилизация документов, уничтожение архивных документов, переплёт бухгалтерских документов

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Виды трудовых договоров

В большинстве случаев договор с работниками заключается на неопределённый срок, то есть в нём не прописано окончание действия документа. Бывает и такое, что в договоре указывают период его действия, это зависит от характера работы или условий, в которых она выполняется. Заполнение такого документа подробно рассматривается в ч. 1 ст. 59 ТК РФ.

По сроку действия подразделяются на заключённые на неопределённый срок и заключённые на определённый срок (не более чем на 5 лет).

Срочный трудовой договор станет бессрочным, если, после истечения указанного в нём срока, сотрудник продолжит работать. В таком случае документ будет считаться оформленным на неопределённый срок. Следовательно, заключать новый, бессрочный, договор нет необходимости. Однако, и бессрочный контракт может стать срочным, для этого нужно расторгнуть предыдущий договор и оформить новый с указанием его срока действия. Такие манипуляции нужно будет обосновать, в помощь вам ст. 59 ТК РФ.

Читать еще:  Место на парковке для инвалида

По характеру рабочих отношений можно выделить следующие типы:

  • по основному месту работы;
  • по внутреннему и внешнему совместительству (совместительство невозможно без заключения трудового договора, это основное условие такого вида занятости);
  • временная работа (работа на сезонном предприятии менее 2 месяцев, если необходимо оформить замещение сотрудника, находящегося на больничном);
  • краткосрочный контракт;
  • с сотрудниками, выполняющими работу дистанционно;
  • государственная (муниципальная) служба.

Учтите тот факт, что ТК РФ и нормативные правовые акты, связанные с трудовыми отношениями, не распространяются на отдельные категории граждан при условии, что они не являются работодателями или их представителями:

  • военнослужащие при исполнении;
  • лица, работающие по договорам гражданско-правового характера;
  • иные лица, установленные Федеральным законом (ст. 11 ТК РФ).

В зависимости от правового положения работника, договор может быть заключён:

  • с несовершеннолетними гражданами;
  • с лицами, выполняющими семейные обязанности;
  • с иностранцами;
  • с лицами, которые не имеют гражданства.

По характеру условий труда подразделяются следующим образом:

  • нормальные условия труда;
  • возможность занятости в ночное время;
  • работа в районах Крайнего Севера и на территориях, приравненных к ним;
  • работа на вредных условиях труда.

Трудовой договор может быть оформлен по основному месту работу, а может по совместительству. В первом случае сотрудник работает на целой ставке полный рабочий день. Здесь же у него хранится трудовая книжка, если работник не отказался от ведения её на бумаге.

Во втором случае сотрудник подрабатывает в свободное от основной работы время. Эта работа не может длиться более четырёх часов в день. В подписанном с сотрудником документе указано, что выполняемая работа именно по совместительству. Не допускается оформлять такие договора с лицами моложе 18 лет, а также с теми, чья основная работа отнесена к тяжёлой или выполняется во вредных условиях труда, если совмещение работ предполагает работу в таких же условиях. Но об этом мы уже писали.

Особого внимания заслуживают договоры, которые заключают с руководителями и главными бухгалтерами. При их составлении нужно учитывать ряд нюансов, по сравнению с другими категориями работников. Об оформлении трудового договора с главным бухгалтером поговорим в следующей моей статье.

Борьба с работодателем: Как действовать, если штрафуют и удерживают зарплату

<p>Фото © Shutterstock</p>

Москвич Александр работал мастером-консультантом в одном из крупных строймаркетов более семи лет. А в начале этого года директор сообщил ему, что так как их магазин не выполняет плановые показатели, то и годовых премий, скорее всего, не будет, а, предположительно, через три-четыре месяца ставка Александра вообще подлежит сокращению, но для молодого человека есть вариант сохранить свою зарплату, если тот подпишет новое трудовое соглашение с другим юрлицом. И хотя по документам Александр будет числиться работником склада, расположенного более чем в 100 километрах от Москвы, но по факту он сохранит свой доход и сможет выполнять ту же работу, что и раньше. Молодого человека данное предложение начальства насторожило, и он запросил предложенный договор для прочтения. Александр сразу же увидел, что в документе речь шла о ставке на 20% меньше, чем та, которая указана в его действующем трудовом договоре. На это директор сказал, что такое снижение будет формальным, а в реальности всё будет компенсировано премиальными выплатами, сумма которых, так же как и оклад, тоже указана в договоре с новым юрлицом. Александр с предложением начальства согласился, но только с условием, что в новый договор будет включено положение, согласно которому в случае, если любая из сторон заявит о желании прекратить трудовые отношения, работодатель обязуется предоставить полный расчёт на следующий рабочий день после написания Александром заявления об увольнении.

Кабмин разработал новые правила начисления зарплат медикам

Данное требование молодого человека было удовлетворено, после чего он подписал новый договор и на время забыл о ситуации, пока в начале августа Александра не вызвали в кадровую службу и не объявили, что ему придётся выбирать: или подписать ещё одно соглашение, которым предусмотрено снижение оплаты ещё на 10%, или переводиться на работу именно на складе, который расположен в другом городе. Александр возражал против обоих вариантов и тут же написал заявление об увольнении. Однако кадровик ему сказал, что, несмотря на заявление, молодому человеку всё равно придётся отрабатывать две недели, предусмотренные законом, и договор с пунктом о том, что расчёт положен на следующий день, тут не поможет.

Фото © ТАСС / Евгений Курсков

Фото © ТАСС / Евгений Курсков

Александр в этот же день написал на имя руководства компании письмо, в котором уведомил, что он прекращает работу согласно условиям трудового соглашения и требует выдать ему трудовую книжку, справку о заработной плате и выплатить причитающиеся ему деньги. Данное письмо Александр лично отвёз в дирекцию компании и получил отметку о приёме. Молодой человек ждал ответа на своё обращение в течение двух недель, но так его и не получил, поэтому подал иск в суд. После этого работодатель ответил быстро. Сначала телефонным звонком, а после ещё и прислал письменное предложение продолжить сотрудничество на прежних условиях. Александр это предложение отклонил, указав, что он уже договорился о выходе на работу в другую компанию и теперь ему нужны только трудовая книжка и причитающиеся деньги за отработанные дни. Тогда от работодателя поступило второе предложение — занять должность исполняющего обязанности директора того самого магазина, где он раньше трудился, без испытательного срока. И вот на это Александр согласился.

Читать еще:  Как доказать свою невиновность

После возвращения в компанию молодой человек ожидал, что со стороны руководства будут предприняты действия, чтобы вынудить его к самостоятельному увольнению не на своих условиях, но пока этого не произошло.

В доковидные времена такой приём, как формальный перевод в удалённую локацию, а после шантаж с требованием согласиться на понижение зарплаты, применяли к своим сотрудникам преимущественно недобросовестные работодатели из финансовой сферы. Теперь данную практику взяли на своё вооружение все те, кто хочет уменьшить затраты за счёт занижения зарплат сотрудников, — пояснила Наталья, сотрудник агентства по подбору персонала. — Однако, в отличие от прошлых лет, сейчас в ряде отраслей есть значительный отток квалифицированных кадров. И это затрудняет выдавливание в нижнюю зарплатную планку, так как хорошие работники просто могут перейти к конкурентам. Я думаю, что в случае Александра так и произошло, — заключила Наталья.

А вот заведующий Западной коллегией адвокатов города Москвы Александр Инютин видит ситуацию молодого человека под другим углом.

Скорее всего, руководство компании, где трудится Александр, просто посчитало, что уладить дело миром сейчас будет намного проще и дешевле, чем всё равно исполнять требования своего бывшего работника, но уже по решению суда, — считает Инютин. — Ведь действия работодателя содержат признаки сразу нескольких серьёзных нарушений трудового законодательства. Скорее всего, если конфликт не исчерпан и молодого человека всё равно хотят уволить, то сделают это законным путём. Например, через сокращение штата. Но такая ситуация для Александра более выгодна с материальной точки зрения.

Если «срезали» не спросив

Фото © Shutterstock

Опрос показал, как много россиян терпят неудачи на работе

Вполне очевидно, что у нанимателя и работника разные взгляды на оплату труда. Для работодателя важно сэкономить, но так, чтобы полученные в результате ресурсы можно было записать как свои доходы или как минимум направить на развитие бизнеса. А для работника основная мотивация — получить причитающуюся оплату и при этом не делать чего-то такого, чего он не предполагал, подписывая трудовой договор.

Но в любом случае обе стороны должны помнить, что снизить зарплату в одностороннем порядке просто по желанию работодателя нельзя, так гласит статья 135 Трудового кодекса РФ. Исключения из этого правила весьма специфические, и они не могут возникнуть просто по желанию. Должны быть основания, указанные в законе. Например, на производстве простой, который зафиксирован по правилам статьи 157 ТК РФ (работник может рассчитывать на 2/3 от средней оплаты труда); работник произвёл брак, его вина в этом доказана; работник совершил прогул (отсутствие на рабочем месте); работник не выполнил нормы или должностные обязанности, которые указаны в трудовом соглашении или приложениях к нему, либо не прошёл переаттестацию; работодатель принял решение занимаемую работником должность сократить (в этом случае работнику выплачивается компенсация не менее среднемесячного заработка, а при определённых условиях — восьмимесячного).

Но ряд работодателей в погоне за экономией хотя бы под конец года использует один из трёх подходов. Заключение дополнительного соглашения, чтобы использовать его сомнительные положения в свою пользу (как это было с Александром); урезание премий и других выплат; отказ от доплат и компенсаций, положенных по законодательству, например при совмещении или при выполнении чужих обязанностей.

В случае изменения договора стоит помнить, что не только работодатель, но и работник может требовать включения в документ новых положений. Уволить за отказ подписывать новое соглашение не могут. А угрозы «Всё равно найдём за что. » — это не правовое обоснование.

В ситуации с угрозой снижения премиальной части зарплаты всё сложнее. Платить премию и бонусы — это право работодателя, а не его обязанность. Но если в каком-либо документе (в трудовом договоре, внутреннем распоряжении или положении) это право обозначено, то оно становится для работодателей обязанностью. По крайней мере, пока по такому пути идёт судебная практика в РФ.

Юридически у сотрудника всегда есть шанс обжаловать решение, которое его не устраивает. Однако надо понимать, что делать это надо быстро. Срок исковой давности снижен: всего три месяца, а по делам об увольнении — один месяц. Поэтому в любых сложных ситуациях необходимо действовать официально, через подачу обращения на имя руководства. Если на него не последовала адекватная реакция, то не лениться, а идти сразу в суд, который сейчас, как правило, занимает лояльную позицию к несправедливо уволенным работникам.

Выдача трудовой книжки

Передача трудовой книжки может производиться только после подписания Приказа об ответственности. Назначенное ответственное лицо регулярно отчитывается перед работодателем по вопросам хранения трудовых книжек, если произошли изменения.

Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только при его увольнении. В других случаях оформляется выписка или выдается копия, заверенная подписью ответственного лица.

  • Правила ведения и выдачи трудовых книжек в 2020 году

В организации был пожар. Кто будет восстанавливать стаж и трудовые книжки работникам?

Читать еще:  Как рассчитать алименты на одного ребенка, формула и пример расчета алиментов

Наталья Гущина Автор

Здравствуйте. Работодатель должен всеми возможными способами оказывать гражданам содействие в восстановлении трудовых книжек и получении документов, подтверждающих стаж его работы. Если документально подтвердить факт работы невозможно, он устанавливается с помощью показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя.
Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в суде. И уже на основании этого акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Я недавно утроилась в компанию, исп.срок прошел. Я студент предпоследнего курса. ПЕРЕД УХОДОМ В ОТПУСК РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛА ПЕРСОНАЛА отдала мне ключ от сейфа где хранятся трудовые книжки и печать организации. При этом со мной не составляли акт передачи и не составляли приказ о ведении и хранении трудовых книжек.Когда она вернулась в тот же день я отдала ключ, но она не взяла и сказала что бы я оставила у себя. Мне приходилось пользоваться сейфом только в случае когда водитель организации два раза в день в документах ставил печать. Это доверие или могут подставить или привлечь к чему нибудь?

Наталья Гущина Автор

Подставить или привлечь вас не смогут. Это доверие. Если сотрудник организации не подписывал договор о личной материальной ответственности и не является материально ответственным лицом, его нельзя уволить на основании утраты доверия. Такое увольнение суд признает необоснованным.

Здравствуйте, подскажите у нас трудовые книжки вложены в личные дела и хранятся в несгораемом шкафу, это будет грубым нарушением при проверке?

Наталья Гущина Автор

Главное, что они хранятся в несгораемом шкафу, а вложены они в личные дела или просто сложены в коробки значения не имеет.

Здравствуйте! Если трудовые хранятся временно, до передачи в отдел кадров (другой офис), то какие требования к хранению трудовых?

Наталья Гущина Автор

Нормативные акты, регламентирующие данную сферу работы, не содержат четких указаний относительно оснащения места, где хранится трудовая книжка работника. Однако на практике рекомендуется приобрести для этих целей специальный несгораемый сейф, ключи от которого будут переданы ответственному специалисту.

Здравствуйте, я работаю в г. Ханты-Мансийске, всем сотрудникам разослали уведомления о передаче трудовых книжек в Хабаровск, законно ли это? Текст уведомления -«Уведомляем Вас о том, что в соответствии с Приказом «О введении централизованного кадрового учета работников Филиала Западно-Сибирский ПАО Банка «ФК Открытие» от 12.09.2017 г. № 2499-ВА в срок до 30.09.2017 г. Ваша трудовая книжка будет передана для ведения, хранения и учета в Управление кадрового администрирования Западно-Сибирского и Дальневосточного федеральных округов Департамента кадрового администрирования (местонахождение – город Хабаровск).

Наталья Гущина Автор

Да, это является законным, поскольку кадровое администрирование автоматизирует управление движением персонала и учет кадров. Программа опирается на действующее законодательство и стандартизирует задачи кадрового администрирования.

Добрый день. Вопрос: Где должны храниться трудовые книжки работников предприятия, если управляющая компания (другое юр. лицо) находится в другом городе?

Наталья Гущина Автор

Трудовая книжка долга находиться в главном офисе, то есть она должна быть отправлена по почте в другой город.

Можно ли допустить хранение трудовых книжек у работника на руках?

Наталья Гущина Автор

Никаких трудовых книжек у работников на руках быть не должно. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя .

Если трудовую книжку работодатель хранил но не оформил меня официально какие претензии могу я предоставить работодателю?

Наталья Гущина Автор

Трудовой договор заключается в письменной форме в течение 3 дней после того, как работник приступил к работе. (статья 67 ТК РФ).

Запись в трудовую книжку работодатель должен внести в течение пяти дней.

Не оформление сотрудника надлежащим образом регулируется статьей 5.27. Нарушение трудового законодательств а и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права:
«Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, — влечет наложение административно го штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предприниматель скую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.»

При крупном нарушении возможно административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Поэтому, если работодатель не хочет оформлять официально трудовые отношения с работником, то вы вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию, прокуратуру или судебные органы.

Для этого необходимо собрать всю информацию и доказательства того, что вы работали у данного работодателя:
1. Любые документы или копии, которые могут быть связаны с принятием на работу: приказ о приеме на работу, трудовой договор, подписи под локальными нормативными актами. Такая возможность есть, если оформление было произведено не полностью, например, был подписан трудовой договор, но отсутствует запись в трудовой книжке.
2. Документы, подтверждающие выполнение работы: различные приказы; доверенности; исполнительные документы, в которых есть подпись сотрудника.
3. Свидетельские показания: сотрудники, клиенты, которые могут подтвердить, что видели работника выполняющим трудовую функцию.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector